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18 mars 2016

MEDICALYTICS ou comment tirer parti de ses données

Ce jeudi 21 avril 2016, hôtel AQUATIS à Lausanne, s’est tenue la première de MEDICALYTICS. 56 personnes ont pris part à l’évènement, en vaste majorité des spécialistes de la santé, notamment dans les domaines du controlling de gestion et de l’IT. Durant toute une matinée, les différents orateurs qui se sont succédés ont pu, chacun à leur manière, sensibiliser l’auditoire aux problématiques de la donnée dans le monde de la santé.
Dans ce cadre, CALYPS et PAIANET ont effectué une étude sur l’utilisation des tableaux de bord dans les établissements hospitaliers de Suisse romande. Cette étude fait suite à un constat partagé: dans plusieurs cas, les tableaux de bord fournis aux professionnels de la santé sont d’une utilité toute relative. Force est de constater que si les feuilles Excel se multiplient, la compréhension respective des personnes en charge des finances et des personnes responsables de la santé n’est pas pour autant alignée. Est-ce une anomalie locale ou d’autres cliniques et hôpitaux souffrent-ils des mêmes maux ?

Pour mieux cerner la situation et comprendre les éventuels points de blocage, l’étude a collecté auprès d’un panel représentatif de 19 responsables de multiples éléments de réponses. Ainsi elle a notamment montré que les hôpitaux suisses romands n’arrivent pas encore à assurer un dialogue réellement constructif entre la finance et le corps médical, ce qui a un impact majeur sur leur efficience opérationnelle. En se focalisant sur des indicateurs trop abstraits et en produisant une multitude de chiffres parfois considérés comme inutiles par les utilisateurs, les tableaux de bord sensés coordonner tous les acteurs d’un établissement et permettre à ces derniers d’agir en fonction, sont simplement « mis de côté ». Chacun s’appuie donc sur ses propres indicateurs et tente, à son niveau, de faire pour le mieux.

Or, avec l’introduction des DRG, l’arrivée du DPI et la pression toujours plus accrue du coût de la santé, le besoin en données statistiques précises ou en indicateurs opérationnels « actionnables » (c’est-à-dire qui permettent de décider la prochaine action et d’en mesurer les impacts) va aller en s’accroissant. Par ailleurs, la digitalisation inéluctable de la société influence directement les établissements de santé: ceux-ci doivent s’y adapter et s’organiser pour pouvoir intégrer sans difficulté les nouvelles données, et tout ce qu’elles engendrent.
A plus ou moins court terme, si on ne veut pas que le médecin passe plus de temps à répondre à des questions administratives et/ou statistiques qu’à pratiquer son art, il est impératif de revoir le modèle d’organisation. Trois axes devraient être privilégiés:

      • METIER: en s’appuyant sur des CASE MANAGERS à même de fluidifier le parcours du patient de sa prise en charge à sa sortie, le médecin est à même de se consacrer pleinement aux actes de médecine, l’information est plus rapidement disponible pour le codage et la facture est payée plus rapidement ;
      • ANALYTIQUE: en fournissant des tableaux de bord plus adaptés aux personnes opérationnelles (principe des 3 tiers: 1 tiers des indicateurs concernent l’établissement, un tiers concernent le service, un tiers directement en lien l’activité) et en remontant des informations réconciliées au management, on arrive à uniformiser la compréhension mutuelle de la situation, on permet à chaque acteur de se situer dans la chaine opérationnelle et à comprendre les conséquences de son activité, on coordonne mieux, donc on devient plus efficient ;
      • DONNEE: en considérant la donnée comme un actif valorisable, on améliore la qualité des informations renseignées en amont et donc la pertinence des indicateurs en aval. Ceci passe par une sensibilisation accrue du personnel (tant soignant qu’administratif) en ce qui concerne la rectitude des données qu’il sera amené à produire, et par des outils permettant de réconcilier toutes les dimensions présentes dans l’établissement (et au-delà si besoin).

Une fois ces axes pris en compte, il devient plus aisé à l’hôpital ou à la clinique d’optimiser son action:

      1. Le dialogue entre le médical et la finance est effectif: chacun regarde le même objet, vu de son prisme respectif, et chacun peut comprendre les impacts de ses décisions sur le domaine de l’autre ;
      2. La perception de la réalité est uniformément partagée par tous les acteurs de la chaîne: en disposant d’informations utiles et permettant de mesurer la pertinence des actions en cours, le personnel se coordonne mieux et son efficience s’accroît ;
      3. La confiance est rétablie car la donnée n’est plus considérée comme une menace, mais comme un allié permettant l’amélioration continue: en assurant son intégrité et sa véracité à chaque étape, il devient possible de disposer d’indicateurs fiables permettant une prise de décision plus sûre.

 


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